Wie verbucht man Rückerstattungen und Gutschriften von Lieferanten richtig?
Zitat von Michael Dachser am 5. Oktober 2026, 15:02 UhrIm Geschäftsalltag kommt es regelmäßig vor, dass Lieferanten Beträge zurückerstatten oder Gutschriften ausstellen, etwa wegen Retouren, Preisnachlässen oder fehlerhaften Rechnungen. Buchhalterisch ist dabei wichtig, dass sowohl der ursprüngliche Aufwand als auch die enthaltene Vorsteuer korrekt berücksichtigt werden. Je nach Anlass der Gutschrift und verwendeter Buchhaltungssoftware kann die konkrete Vorgehensweise allerdings unterschiedlich aussehen.
Wie verbucht man Rückerstattungen und Gutschriften von Lieferanten richtig, damit Aufwand, Verbindlichkeiten und Vorsteuer am Ende korrekt dargestellt werden?
Im Geschäftsalltag kommt es regelmäßig vor, dass Lieferanten Beträge zurückerstatten oder Gutschriften ausstellen, etwa wegen Retouren, Preisnachlässen oder fehlerhaften Rechnungen. Buchhalterisch ist dabei wichtig, dass sowohl der ursprüngliche Aufwand als auch die enthaltene Vorsteuer korrekt berücksichtigt werden. Je nach Anlass der Gutschrift und verwendeter Buchhaltungssoftware kann die konkrete Vorgehensweise allerdings unterschiedlich aussehen.
Wie verbucht man Rückerstattungen und Gutschriften von Lieferanten richtig, damit Aufwand, Verbindlichkeiten und Vorsteuer am Ende korrekt dargestellt werden?
Zitat von Johann Bodo am 5. Oktober 2026, 15:51 UhrGrundsätzlich sollte eine Lieferantengutschrift dem ursprünglichen Aufwand beziehungsweise dem Sachkonto zugeordnet werden, auf dem zuvor auch die betreffende Eingangsrechnung gebucht wurde.
Dadurch wird der ursprünglich erfasste Aufwand entsprechend reduziert und die Buchhaltung bildet den tatsächlichen wirtschaftlichen Vorgang korrekt ab.
Enthält die ursprüngliche Rechnung Umsatzsteuer, muss bei einer Gutschrift in der Regel auch die bereits geltend gemachte Vorsteuer entsprechend korrigiert werden.
Besteht zum Zeitpunkt der Gutschrift noch eine offene Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten, kann der Gutschriftsbetrag normalerweise direkt mit dieser Verbindlichkeit verrechnet werden.Wurde die Rechnung dagegen bereits vollständig bezahlt und überweist der Lieferant den Betrag zurück, wird zusätzlich der entsprechende Zahlungseingang auf dem Bankkonto erfasst.
Wichtig ist außerdem, die Gutschrift als eigenen Beleg aufzubewahren und eindeutig mit der ursprünglichen Rechnung beziehungsweise dem betreffenden Geschäftsvorgang zu verknüpfen.
Bei Preisnachlässen, Boni oder Jahresrückvergütungen kann die korrekte Kontierung je nach Art des Vorgangs von einer klassischen Warenrückgabe abweichen.
Bei größeren Beträgen oder unklarer steuerlicher Behandlung sollte deshalb geprüft werden, welches Sachkonto und welcher Steuerschlüssel im konkreten Fall verwendet werden müssen.
Grundsätzlich sollte eine Lieferantengutschrift dem ursprünglichen Aufwand beziehungsweise dem Sachkonto zugeordnet werden, auf dem zuvor auch die betreffende Eingangsrechnung gebucht wurde.
Dadurch wird der ursprünglich erfasste Aufwand entsprechend reduziert und die Buchhaltung bildet den tatsächlichen wirtschaftlichen Vorgang korrekt ab.
Enthält die ursprüngliche Rechnung Umsatzsteuer, muss bei einer Gutschrift in der Regel auch die bereits geltend gemachte Vorsteuer entsprechend korrigiert werden.
Besteht zum Zeitpunkt der Gutschrift noch eine offene Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten, kann der Gutschriftsbetrag normalerweise direkt mit dieser Verbindlichkeit verrechnet werden.
Wurde die Rechnung dagegen bereits vollständig bezahlt und überweist der Lieferant den Betrag zurück, wird zusätzlich der entsprechende Zahlungseingang auf dem Bankkonto erfasst.
Wichtig ist außerdem, die Gutschrift als eigenen Beleg aufzubewahren und eindeutig mit der ursprünglichen Rechnung beziehungsweise dem betreffenden Geschäftsvorgang zu verknüpfen.
Bei Preisnachlässen, Boni oder Jahresrückvergütungen kann die korrekte Kontierung je nach Art des Vorgangs von einer klassischen Warenrückgabe abweichen.
Bei größeren Beträgen oder unklarer steuerlicher Behandlung sollte deshalb geprüft werden, welches Sachkonto und welcher Steuerschlüssel im konkreten Fall verwendet werden müssen.